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你还需要知道的这些采购管理的误区
2018-03-12 14:37:03 讲师:徐飞 原创 浏览次数:44

 一、档案保存好不等于采购信息就都留下来了

  在调研和咨询过程中,有不少管理者很早就意识到采购管理存在问题,但苦于无力改进或来不及改进,于是要求相关人员把所有和采购相关的记录、文件统统存档,以待具备条件时分析信息、改进工作。

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实际上,从这些保存完好的采购档案中,往往还是得不到充足有用的信息?甚至有很多必要的信息永远无法获得了。这在很大程度上,就是由于采购工作过程不够规范引起的。比如,规范的采购管理要求在询价时供应商应对不同规格型号的设备单独报价,但采购人员往往把不同规格型号的设备打包,有时甚至把不同类型的设备打包询价,每次打包的方法和数量都不一样。

这样一来,历次询价信息无法落实到具体产品,无从比较,在管理者决策时还是无法判断本次采购价格是高是低。

  可见,采购工作过程管理的改进和采购信息的收集是相互影响的,要改进采购管理还是要及早,想把资料先存下来等有条件了再谈改进,往往是到了想起改进采购管理的时候,相关的信息缺失就已经很严重了。

  随着互联网信息技术的快速发展,企业的采购管理也需要在硬件和软件上同时进行升级,一个优秀的电子采购管理系统能有效帮助企业提升采购部门人员的工作效率和水平,节约采购人员成本和采购时间。

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  二、采购,“货比三家”就OK了吗?

  很多企业的管理者认为管采购只要保证“货比三家”就行了,通常都要求负责采购的工作人员申报采购方案时都要提供至少3家报价,管理者审批就看有没有3家的比价,再选一个价格合适的(绝大多数时候是选价格最低的那一个)。

这个办法很简单,在采购管理上,把这种采购方式叫作“询价采购”或“选购”。但这样的管理方法有没有问题呢?有。而且问题还不少。其实,很多管理者都可能会发现“货比三家”的方法经常失灵:这3家是怎样选出来的?中间的代理商算不算数?同样类别的采购这次审批的3家和上次的3家是不是同样3家?会不会有申报者通过操纵报价信息影响审批者决策的可能?为了防备这种可能,我们往往又要求采购工程师只提供客观的报价而不能有任何主观评价,结果上边的问题依然存在,又屏蔽了可能有用的决策支持信息,还免除了申报者的责任。

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  为什么“货比三家”还不管用?这并不是“询价采购”方式本身的问题。问题的根本原因是没有配套的合格供方管理机制。在这种情况下,采购的管理者最终签字选择供应商,表面上拥有绝对的决策权,但由于采购人员可以自由询价,从而拥有实际的决策权。这种管理模式不改变,无论怎样“货比三家”都是徒劳的。

  解决这个问题的关键是要给采购人员的询价活动圈定一个范围,这就是“合格供方评审”。“合格供方评审”本是质量管理的概念,但从更广义和实用的角度,就是管理者按照一个质量、成本等方面的标准,划定一个范围。这个范围可以由企业高层管理者直接决定,也可以由一个委员会决定。总之,采购执行人员不能单独决定这个范围,也不能跳出这个范围活动,并要对每次采购活动中这个范围内的决策支持信息负责。


TAG: 采购管理与战略采购现代物流管理基础

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